همه چیز درباره KPI
همه چیز درباره KPIیا Key performance Indicator
شاخص کلیدی عملکرد یک شاخص قابل اندازه گیری است که نشان می دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار خود مؤثر عمل کرده است. برای ارزیابی تمام روندهای کاری، این شاخص اهمیت بالایی دارد؛ چرا که به عقیده مدیران موفقی چون پیتر دراکر معروف : “آنچه اندازه گیری شود، انجام خواهد شد.” بنابراین وجود شاخص های کلیدی عملکرد یک مقوله پر اهمیت به حساب می آید. به همین دلیل قرار است تا در این مقاله موضوع KPI را بیشتر مورد بررسی قرار دهیم و دقیق تر به آن بپردازیم.
KPI ها ابزارهای تصمیم گیری مفیدی هستند و سازمان ها از آنها در چندین سطح استفاده می کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند. KPI های سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی مشاغل متمرکز باشند، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است روی فرآیندهای بخش هایی مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد متمرکز شوند.
وقتی در مورد شاخص عملکرد کلیدی یا KPI صحبت می کنیم، باید توجه داشت که تناسب شاخص با عملکرد مهم ترین قسمت تدوین این شاخص ها می باشد. در برخی موارد سازمانها بدون تحقیق، از شاخص های تجاری نامناسب و نامربوط به کسب و کار خود استفاده می کنند و سپس متوجه می شوند که تاثیرات مثبتی مشاهده نمی شود. اگر اطلاعات دقیق، واضح و مرتبطی جمع آوری شود و نظارت بر اجرای صحیح آن مداوم باشد، به زودی نتایج مثبت خود را نشان خواهد داد.
اسمارت که از جمع بندی حروف اول 5 کلمه ی زیر ساخته شده است، مدل معروف هدف‌گذاری است که می‌توان از این مدل برای تعیین KPI مناسب استفاده کرد. از این معیارها عبارتند از:
هنگام نوشتن یا توسعه KPI ، باید در نظر بگیرید که KPI چه نوع ارتباطی با هدف مشخص شده دارد. KPI ها باید متناسب با وضعیت شغلی، نوع کسب و کار، سمت افراد سفارشی سازی شوند و برای کمک به دستیابی به اهداف ایجاد می شوند. هنگام نوشتن KPI این مراحل را دنبال کنید:
یکی از مهمترین بخش های نوشتن KPI ، مشخص کردن هدف است. کی پی ای باید با یک هدف اصلی تجاری مرتبط باشد. نه فقط یک هدف پیش پا افتاده ، یا چیزی که ممکن است شخص در سازمان شما فکر کند مهم است.
KPI اگر ارتباط صحیحی در کل سازمان برقرار نکند بی فایده است. چگونه کارمندان، همان افرادی که وظیفه دارند چشم انداز سازمان را تحقق بخشند، بدون اطلاع از شاخص ها، در جهت انجام آنها گام بردارند؟ و حتی بدتر، عدم به اشتراک گذاشتن KPI باعث ناامیدی کارمندان و سایرین می شود، چرا که قادر به دیدن مسیری نیستند که سازمان شما در آن قرار گرفته است.
اشتراک گذاشتن آن با کارمندان یک مسئله مهم است، هرچند بسیاری از سازمان ها این کار را انجام نمی دهند، ولی مهمتر از آن ایجاد عزم در کارکنان برای اجرای هر چه بهتر آن ها است.
KPI ها برای اثربخشی نیاز به زمینه سازی دارند. این فقط در صورتی صورت می پذیرد که فقط آنچه را که اندازه گیری می کنید توضیح ندهید ، بلکه دلیل اندازه گیری آن را توضیح دهید. در غیر این صورت آنها فقط کلماتی در صفحه هستند که هیچ معنایی برای شما یا کارمندان شما ندارند.
برای کارمندان خود توضیح دهید که چرا این کار را انجام می دهید. باید بتوانید پاسخ سوالات در مورد علل تفاوت های KPI را بدهید و از همه مهمتر “به حرف کارکنان گوش کنید“. KPI ها باید منعطف باشند. آنها لزوماً برای همه افراد واضح و پوست کنده نیستند. گوش دادن به کارمندان خود به شما کمک می کند خطاها و اشکالات این سیستم را بدست آورید و اصلاح نمایید.
بررسی مداوم سیستم KPI برای نظارت بر صحت آن یا ایجاد تغییرات در آن لازم است. ردگیری مداوم اجرای آن به صورت هفتگی یا ماهانه و استخراج نتایج، به دستیابی به اهداف، کمک شایانی خواهد کرد. همه KPI ها موفق نیستند. برخی اهداف قابلیت تحقق ندارند و یا روند نامناسبی برای آن تدوین شده است. اینجاست که لزوم نظارت همیشگی بر KPI ها احساس می شود.
پس عملی شدن KPI ها یک فرآیند پنج مرحله ای است:
مهم است که بدانیم، وقتی اهداف خاص با جزئیات بیشتری را انتخاب می کنیم و برای آن مدت زمان معلومی مشخص می کنیم، با دقت بیشتری می توان روی دستیابی به آنها کار کرد و نتیجه بسیار بهتری کسب کرد. همچنین سنجش پیشرفت آنها نیز ساده تر بوده و نقاط عطف در این نقشه راه بهتر شناسایی می شوند.
بطور کلی KPI ها ابزاری مهم برای سنجش موفقیت شما در سمت، شغل و نهایتا کسب و کارتان هستند. به این صورت که با تعریف کردن اهداف کوتاه یا بلند مدت و شاخص های عملکردی، میزان دستیابی به اهداف سازمانی، اندازه گیری و قابل رصد خواهند شد.